在某些公司文化里，“开会”本身被视为一种“在工作”或“很忙碌”的象征。
但开会多、效率低，公司的问题依然多多。
这样的会议，开来有何用？
会议白开的原因
缺乏明确的目标和议程
很多会议开始时，参会者都并不知道会议究竟要解决什么问题。没有明确的“为什么开会”，自然难以有建树。
如果没有详细的时间安排和讨论点，会议很容易被不相关的闲聊或重复性的发言占据，导致大家的时间浪费，重点被忽略。
会议准备不足也是一个主要原因，如果关键信息或数据没有提前发送给所有参会者阅读，会议上就会花费大量时间来介绍背景或解释基础信息，而不是用于讨论和决策。
此外，有些会议邀请了太多闲杂人等来参与，他们只是旁听，拖慢了讨论速度；而真正能做决策或提供关键信息的人反而不见踪影……
低效的会议执行
如果没有人或一套机制来控制会议的走向，发言者很容易从主要议题转向无关紧要的细节或个人抱怨。
缺乏有效的会议记录（纪要）和行动项（Action Items）跟进，意味着同样的问题下次会议可能还会被拿出来重新讨论。有些会议其实只是“信息分享会”或“头脑风暴会”（brainstorming），并没有设定明确的决策流程（如投票、少数服从多数或由特定负责人拍板），导致讨论热烈，但最终无人承担决策责任。
在某些公司里，管理层可能觉得不开会就无法掌握情况或体现自己的权威，然后通过召集多人开会来分担决策的风险或责任。将来如果决策失败，就可以归咎是“集体决定”。
有些公司内部的正式书面沟通（如邮件、报告）效率低下，导致人们倾向于仅用“开会”这种成本更高的方式来“口头传达”信息。
（图：freepik）
让会议变得有意义3重点
要让会议有价值，需要关注3个核心阶段：会前准备、会中执行、会后跟进。
会前准备
目标要清晰（Why?），每次会议都必须有一个明确的、可量化的目标。要有精确的议程和时间控制（What & How Long?），在发送给参会者的邀请中，必须包含详细的时间轴，例如5分钟：回顾上次会议行动项、20分钟：讨论方案一和方案二的优劣、10分钟：投票或拍板最终决策、5分钟：总结行动项和负责人。需要提前审阅的报告、数据、草案，都必须提前24小时发送给参会者。会议时间应该用来讨论和辩论，而不是用来听人朗读报告。
会中执行
角色要明确，有人引导（Who is in Charge?）。会议主持者（Facilitator）必须确保会议不跑题，严格按议程时间走，并在讨论过于冗长时及时叫停；记录者（Note Taker）专门负责记录决策点和行动项，而不是记录所有发言；而决策者（Decider）必须在场。否则一个会议如果缺乏能够最终拍板的人，就注定是浪费时间的。
会后跟进
一般上，会议纪要必须在会议结束后的1小时内发送给所有人，其中只需要突出“决策”和“行动项”。这样，在下一次相关会议开始时，第一件事是回顾上次会议的行动项：哪些完成了？哪些没有完成？原因是什么？
总结来说，一个有意义的会议必然得具备以下：
一个明确的决策（Decision）
一个可执行的行动清单（Action Items）
一个明确的下一步时间表（Next Steps/Timeline）
